Weniger ist mehr


Es gibt Meetings, die machen selbst die ­muntersten Mitarbeiter müde. Untersuchungen belegen: Ob durch Warten auf notorische ­Zuspätkommer, schlechte Vorbereitung oder nicht enden wollende Monologe – die Zeit ­in Meetings wird nicht immer produktiv genutzt. Dabei ist der persönliche Austausch eigentlich doch so wichtig.

Die Zeit, die in Meetings investiert wird, ist gewaltig – und zwar rund um den Globus. Das wäre eigentlich nicht weiter tragisch, wenn sich das Verhältnis von Zeiteinsatz und Ergebnis besser sehen lassen könnte. Doch genau da liegt die Krux: Von ineffizient bis einschläfernd, von wenig sinnvoll bis völlig überflüssig – wir verbringen zu viele Stunden in Besprechungsrunden, die zu wenig bringen. Das kostet Mitarbeiter viel Zeit und Unternehmen viel Geld.

Viele gehen rein und wenig kommt raus
 
Durchschnittlich verbringen Mitarbeiter Arbeitswoche für Arbeitswoche rund sechs Stunden in Meetings. Bei Führungskräften sind es sogar 60 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit. Die Hälfte dieser Stunden, so das Ergebnis von Studien, ist dabei jedoch unproduktiv. Und so werden Meetings, die eigentlich dem Austausch dienen sollten, meist anders genutzt: Es wird gegoogelt, gemailt und gechattet – so belegt es eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom. Das erzeugt Frust. Und darüber hinaus auch noch Stress, wenn die eigentliche Arbeit auf dem Schreibtisch liegen bleibt. Muss das so sein? Ein „Nein“ ist die Antwort. Denn es gibt jede Menge einfache Ansätze für eine gute Meeting-Kultur.

Muss das wirklich sein?

Viele Meetings finden aus reiner Gewohnheit statt. Nicht immer ist die Gruppenbesprechung das optimale Format. Manchmal reichen auch schon vier Augen, um ein Thema zu besprechen. Wirf also einen kritischen Blick auf den Verteiler. Passen Thema und Teilnehmer wirklich zusammen?

Wissen, was läuft!

Dazu benötigen die Teilnehmer rechtzeitig eine Agenda. Und jeder sollte sie kennen – und sich auch vorbereiten.

Zügel in die Hand nehmen! 

Führe und strukturiere das Meeting straff. So schaffst Du Aufmerksamkeit, hältst die Teilnehmer bei der Stange und kannst alle Punkte abarbeiten. Und triff Entscheidungen! Es geht nicht nur um den Austausch von Gedanken, sondern um Ergebnisse.

Du bist der Zeitgeist!

Lege pro Thema ein Zeitfenster fest und halte Dich an Deine Vorgaben. Fange pünktlich an und beende das Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt. Die Kollegen, die schnell ins nächste Meeting müssen, werden es Dir danken.

Wer schreibt, bleibt!

Dokumentiere Ergebnisse und Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben. Lege vorher fest, wer das Protokoll schreibt. Und schicke es zeitnah in die Runde.

Schon mal dran gedacht?

Kleine Anregungen, wie man ein Meeting auch mal anders gestalten kann  ...

Stehen statt Sitzen
Jeder weiß: Langes Sitzen ist ungesund. Halte Deine Besprechung doch mal im Stehen ab! Das macht wach und ermöglicht einen produktiven Austausch. Außerdem wird Dein Meeting effizient. Denn wer steht schon gerne lange?

Stoppuhr auf Start
Wer wenig Zeit hat, kommt schneller auf den Punkt. Wird die Redezeit für jeden Teilnehmer mal per Stoppuhr begrenzt, wirst Du sehen: Kürzere Meetings funktionieren – und alle sind dankbar für die gewonnene Zeit.

Frische Luft
Der Meeting-Raum ist oft voll, die Luft stickig. Nutze bei gutem Wetter den angrenzenden Park – die Sauerstoffzufuhr regt die grauen Zellen an. Und wenn es mal eine Besprechung im kleinen Kreis ist – wie wäre es mit einem Spaziergespräch?